Musterdokumente für Immobilien – präzise bis ins Detail.

Die Mieterselbstauskunft ist der Standard bei jeder Wohnungsbewerbung: Vermieter und Makler verschaffen sich damit ein Bild von Mietinteressenten, bevor der Mietvertrag aufgesetzt wird. Unsere Vorlage erfasst auf sechs Seiten alles, was zulässig und relevant ist – Angaben zu beiden Mietinteressenten, Haushalt und Haustieren, Beruf und Einkommen, wirtschaftliche Verhältnisse sowie das bisherige Mietverhältnis.

Wichtig: Die Auskunft ist freiwillig, und nicht jede Frage ist erlaubt. Unsere Vorlage beschränkt sich auf Fragen mit berechtigtem Interesse und enthält eine DSGVO-konforme Einwilligung zur Datenverarbeitung sowie eine Anlagen-Checkliste (Einkommensnachweise, SCHUFA, Mietschuldenfreiheitsbescheinigung).

Die Mietschuldenfreiheitsbescheinigung bestätigt, dass ein Mieter seine Miete stets pünktlich und vollständig gezahlt hat – für viele Vermieter die wichtigste Referenz bei der Auswahl neuer Mieter. Ausgestellt wird sie vom bisherigen Vermieter oder der Hausverwaltung; ein gesetzlicher Anspruch darauf besteht nicht, die meisten Vermieter stellen sie auf Anfrage jedoch aus.

Unsere Vorlage erfasst beide Parteien, das Mietobjekt, die Dauer des Mietverhältnisses und die eigentliche Erklärung – wahlweise als vollständige Schuldenfreiheit oder mit Angabe bestehender Rückstände. Unterschrift und optionaler Firmenstempel machen das Dokument vorlagefertig.

Einmal im Jahr müssen Vermieter über die Betriebskosten abrechnen – spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung beim Mieter sein (§ 556 Abs. 3 BGB), sonst sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen. Unsere Vorlage führt Schritt für Schritt durch die formalen Anforderungen: Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten je Kostenart, Umlageschlüssel und der Anteil des Mieters.

Enthalten sind 14 gängige Kostenarten von Heizung bis Straßenreinigung, eine Umlageschlüssel-Legende, die Ergebnisrechnung mit Nachzahlung oder Guthaben sowie die Anpassung der monatlichen Vorauszahlung nach § 560 Abs. 4 BGB – inklusive Anschreiben an die Mieter.

Behörden verlangen sie regelmäßig: Für Wohngeld, Bürgergeld oder andere Leistungsanträge müssen Mieter eine Mietbescheinigung des Vermieters vorlegen. Sie dokumentiert das bestehende Mietverhältnis, die Wohnungsgröße und die genaue Zusammensetzung der Miete – Nettokaltmiete, Betriebskosten, Heizkosten und Gesamtmiete.

Unsere Vorlage enthält zusätzlich Angaben zu Haushaltsgröße, Kaution, Zahlungsweise und etwaigen Mietrückständen – damit die Bescheinigung bei jedem Amt im ersten Anlauf akzeptiert wird.

Wer die Miete auf die ortsübliche Vergleichsmiete anheben will, muss formal sauber arbeiten – sonst ist das Erhöhungsverlangen unwirksam. Zu beachten sind die Jahressperrfrist (frühestens 15 Monate nach Einzug oder letzter Erhöhung), die Kappungsgrenze (maximal 20 %, in angespannten Märkten 15 % innerhalb von drei Jahren) und die Pflicht zur Begründung nach § 558a BGB.

Unsere Vorlage deckt alle vier zulässigen Begründungsmittel ab – Mietspiegel, drei Vergleichswohnungen, Sachverständigengutachten oder Mietdatenbank – und berechnet die Zustimmungsfrist des Mieters gleich mit. Ein Muster, das die typischen Formfehler von vornherein vermeidet.

Nicht immer passt die gesetzliche Kündigungsfrist: Beim Verkauf einer vermieteten Wohnung, bei Eigenbedarf oder wenn der Mieter früher ausziehen möchte, ist der Mietaufhebungsvertrag das Mittel der Wahl. Beide Parteien beenden das Mietverhältnis einvernehmlich zu einem frei vereinbarten Termin – ohne Kündigung, ohne Fristen.

Unsere Vorlage regelt die entscheidenden Punkte: Beendigungszeitpunkt und Rückgabe, Renovierung, eine optionale Ausgleichszahlung, Kaution und Betriebskosten sowie die Abgeltungsklausel, mit der beide Seiten einen sauberen Schlussstrich ziehen.

Schimmel, Heizungsausfall, defekte Fenster: Mieter sind gesetzlich verpflichtet, Mängel der Wohnung unverzüglich anzuzeigen (§ 536c BGB) – und nur wer korrekt anzeigt, sichert sich seine Rechte, etwa auf Mängelbeseitigung oder Mietminderung. Eine mündliche Meldung lässt sich später kaum beweisen.

Unsere Vorlage strukturiert die Anzeige: Mangelbeschreibung mit Datum und betroffenen Räumen, Foto-Dokumentation, Fristsetzung zur Beseitigung und Zutrittsregelung für Handwerker. Mit dem Hinweis auf nachweisbaren Zugang – etwa per Einwurf-Einschreiben – wird aus der Beschwerde ein belastbares Dokument.

Für Mieter gilt die gesetzliche Kündigungsfrist von drei Monaten: Geht die Kündigung bis zum dritten Werktag eines Monats zu, zählt dieser Monat mit (§ 573c BGB). Entscheidend ist die Form – die Kündigung braucht die eigenhändige Unterschrift aller im Mietvertrag genannten Mieter (§ 568 BGB); eine E-Mail genügt nicht.

Unser Muster enthält die Kündigungserklärung zum nächstmöglichen Zeitpunkt oder Wunschtermin, die Bitte um Bestätigung und Übergabetermin sowie die neue Anschrift für Kaution und Nebenkostenabrechnung. Dazu alle Hinweise, wie der Zugang nachweisbar sichergestellt wird.

Rund jede zweite Nebenkostenabrechnung ist fehlerhaft – zu Lasten der Mieter. Diese Checkliste führt Schritt für Schritt durch die Prüfung: Ist die Abrechnung rechtzeitig zugegangen? Stimmen Umlageschlüssel und Rechenwege? Sind nur umlagefähige Kosten nach Betriebskostenverordnung enthalten – und keine Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten?

Dazu die wichtigsten Spezialfälle: verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung mit 15-Prozent-Kürzungsrecht, Leerstandskosten, Wirtschaftlichkeitsgebot. Und wenn etwas nicht stimmt: Belegeinsicht, Einwendungsfrist von zwölf Monaten, Zahlung unter Vorbehalt.

Wird eine vermietete Immobilie verkauft, gilt: Kauf bricht nicht Miete (§ 566 BGB). Das Mietverhältnis läuft unverändert weiter – nur der Vermieter wechselt. Damit beim Übergang nichts schiefgeht, sollten Mieter schriftlich informiert werden: Wer ist der neue Eigentümer, ab wann, und auf welches Konto fließt künftig die Miete?

Unsere Vorlage bündelt genau das – inklusive Kautionsübergang nach § 566a BGB und dem Hinweis, Daueraufträge umzustellen. Idealerweise unterschreiben alter und neuer Eigentümer gemeinsam; dafür sind beide Unterschriftsfelder vorgesehen.

Wer eine Immobilie verkauft, will wissen, mit wem er verhandelt: Die Käufer-Selbstauskunft qualifiziert Kaufinteressenten seriös – mit Angaben zu Person, Erwerbsstruktur und geplanter Nutzung sowie zur Finanzierung: Eigenkapital, Finanzierungsbedarf, finanzierende Bank und der Status der Finanzierungsbestätigung.

So kommen nur belastbare Interessenten an den Notartisch – das schützt Verkäufer vor geplatzten Beurkundungen und beschleunigt jede Verhandlung. Mit Anlagen-Checkliste und DSGVO-konformer Einwilligung.

Jede fundierte Wertermittlung beginnt mit einer vollständigen Objektaufnahme. Dieser Bogen strukturiert den Ersttermin: Eigentümerdaten und Eigentümerstellung, Objektart und Baujahr, Flächen und Räume, Ausstattung, Zustand und Modernisierungen, Energieausweis, rechtliche Verhältnisse – bis hin zu Preisvorstellung und Vermarktungszielen.

Die integrierte Unterlagen-Checkliste mit den Spalten „liegt vor“ und „wird beschafft“ macht aus dem Termin gleich einen Arbeitsplan. Auf sechs Seiten entsteht so die komplette Grundlage für Bewertung, Exposé und Vermarktungsstrategie.

Fehlende Unterlagen sind der häufigste Grund, warum Hausverkäufe ins Stocken geraten – Banken finanzieren nicht ohne vollständige Dokumente, und Käufer werden nervös. Diese Checkliste listet alles auf: Grundbuchauszug, Flurkarte, Baulastenverzeichnis, Baupläne und Baugenehmigung, Wohnflächenberechnung, Energieausweis, Modernisierungsnachweise und mehr.

Mit den Status-Spalten „liegt vor“ und „wird beschafft“ behalten Sie den Überblick – und bei vermieteten Objekten deckt ein eigener Abschnitt Mietverträge und Abrechnungen ab. Tipp: Mit unserer Vollmacht zur Unterlagenbeschaffung übernehmen wir die Ämterwege für Sie.

Beim Verkauf einer Eigentumswohnung kommen zu den üblichen Objektunterlagen die WEG-Dokumente hinzu – und genau nach denen fragt jeder informierte Käufer: Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung und Aufteilungsplan, Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen, Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftsplan, Stand der Instandhaltungsrücklage und relevante Beschlüsse.

Diese Checkliste führt alle Positionen mit Statusspalten auf – so ist das Verkaufsdossier komplett, bevor die erste Besichtigung stattfindet. Das schafft Vertrauen und verkürzt die Zeit bis zum Notartermin messbar.

Beim Grundstücksverkauf zählt vor allem eines: die Bebaubarkeit. Käufer und deren Banken wollen Bebauungsplan-Auszug oder § 34-Auskunft, Bodenrichtwerte, den amtlichen Lageplan, Auskünfte aus Altlasten- und Baulastenverzeichnis sowie Nachweise zur Erschließung sehen – regional kommt die Kampfmittelauskunft hinzu.

Unsere Checkliste erfasst alle diese Positionen mit Status und Anmerkungen, inklusive Baugrundgutachten und etwaiger Pachtverhältnisse. So wird aus einem „Acker mit Potenzial“ ein belegbar bebaubares Grundstück – der Unterschied von oft mehreren zehntausend Euro im Verkaufspreis.

Der Notartermin ist der wichtigste Moment jeder Immobilientransaktion – und mit der richtigen Vorbereitung ein entspannter. Unsere Checkliste deckt beide Seiten ab: Käufer prüfen Ausweis, Steuer-ID, Finanzierung, Kaufnebenkosten und Überweisungslimit; Verkäufer klären Darlehensablösung, Löschungsbewilligung, Objektunterlagen und bei Wohnungseigentum die Verwalterzustimmung.

Der vierte Abschnitt erklärt, was nach der Beurkundung passiert: Auflassungsvormerkung, Fälligkeitsmitteilung, Kaufpreiszahlung, Übergabe und Grundbuchumschreibung – der komplette Ablauf in vier Schritten.

Im strukturierten Bieterverfahren geben Interessenten ihre Gebote schriftlich und vertraulich ab – fair, transparent und marktgerecht. Unser Gebotsformular macht Gebote strukturiert und vergleichbar: Gebotsbetrag in Ziffern und Worten, Bindefrist, Finanzierungsstruktur und der Status der Finanzierungsbestätigung.

Die Verfahrenshinweise stellen klar, was rechtlich gilt: Ein Bieterverfahren ist keine Versteigerung, kein Gebot begründet einen Anspruch auf Zuschlag, und ein Kaufvertrag entsteht erst mit notarieller Beurkundung (§ 311b BGB). Das schützt Eigentümer und Bieter gleichermaßen.

Nicht jede Immobilie soll auf die Portale: Beim Off-Market-Verkauf erfahren nur ausgewählte Interessenten von der Verkaufsabsicht – Adresse, Preisvorstellungen, Mietdaten und sogar die Identität der Eigentümerseite bleiben geschützt. Grundlage dafür ist eine Vertraulichkeitsvereinbarung, die vor der Weitergabe von Unterlagen unterzeichnet wird.

Unsere Vorlage regelt in fünf klaren Klauseln die Vertraulichkeitspflichten: Verwendung nur zur eigenen Prüfung, keine Weitergabe an Dritte, Kontakt ausschließlich über den Makler, Besichtigungen nur nach Abstimmung und Rückgabe der Unterlagen auf Verlangen – mit 24 Monaten Laufzeit.

Grundbuchamt, Bauamt, Verwalter, Denkmalbehörde: Für ein vollständiges Verkaufsdossier sind oft fünf oder mehr Stellen anzufragen – und jede verlangt einen Berechtigungsnachweis. Mit dieser Vollmacht beauftragen Eigentümer ihren Makler, alle objektbezogenen Unterlagen einzuholen: vom Grundbuchauszug über die Bauakte bis zu Hausgeldabrechnungen und Energieausweisdaten.

Die Vollmacht ist bewusst eng gefasst – sie berechtigt ausschließlich zur Beschaffung von Unterlagen und Auskünften, nicht zu Verfügungen über die Immobilie, und gilt bis auf Widerruf längstens für die Dauer des Vermarktungsauftrags.

Eine geerbte Immobilie bringt Verantwortung und Fristen mit sich: Die Ausschlagung ist nur binnen sechs Wochen möglich (§ 1944 BGB), das Finanzamt muss binnen drei Monaten informiert werden (§ 30 ErbStG), und die Grundbuchberichtigung ist zwei Jahre lang gebührenfrei. Unsere Checkliste bringt Ordnung in die ersten Wochen – gerade für Erbengemeinschaften.

Neben den rechtlichen Schritten strukturiert sie die Unterlagensammlung und die zentrale Entscheidung: selbst nutzen, vermieten oder verkaufen? Mit den steuerlichen Eckpunkten – vom Familienheim-Privileg bis zu den Freibeträgen für Ehepartner und Kinder.

Das Übergabeprotokoll ist das wichtigste Dokument bei jedem Ein- und Auszug – und bei jeder Objektübergabe nach dem Verkauf. Es hält nachweisbar fest, in welchem Zustand die Immobilie übergeben wurde: alle Zählerstände von Strom bis Wasser, den Zustand jedes Raums, festgestellte Mängel mit Beseitigungsfrist und sämtliche übergebenen Schlüssel.

Ohne Protokoll steht bei späteren Streitigkeiten Aussage gegen Aussage – mit Protokoll gibt es eine gemeinsame, unterschriebene Faktenlage. Unsere Vorlage führt auf vier Seiten durch die komplette Übergabe, raumweise und lückenlos, für Einzug, Auszug und Verkauf gleichermaßen.

Nicht jede Schlüsselübergabe braucht ein komplettes Übergabeprotokoll: Wenn Handwerker einen Wohnungsschlüssel erhalten, der Makler für Besichtigungen Zugang braucht oder einzelne Schlüssel nachgereicht werden, genügt dieses kompakte Protokoll. Es dokumentiert Art, Anzahl und Schlüsselnummern – und bei vorübergehender Überlassung den vereinbarten Rückgabetermin.

Der Haftungshinweis stellt klar: Bei Verlust können die Kosten für Ersatz oder den Austausch der Schließanlage weiterberechnet werden. Ein kleines Dokument, das im Ernstfall viel Geld wert ist.

Die Wohnfläche entscheidet über Kaufpreis, Miete und Nebenkostenverteilung – und wird erstaunlich oft falsch angegeben. Maßgeblich ist in der Regel die Wohnflächenverordnung (WoFlV): Flächen unter Dachschrägen zählen je nach Höhe nur zu 50 oder 0 Prozent, Balkone und Terrassen in der Regel zu einem Viertel.

Unser Protokoll erfasst Raum für Raum Länge, Breite und Anrechnungsfaktor und führt zur korrekten Gesamtwohnfläche – transparent und nachvollziehbar dokumentiert. Bei Abweichungen von mehr als zehn Prozent kann eine falsche Wohnfläche sogar Mietminderungen begründen.

Ein Umzug hat mehr als fünfzig Einzelaufgaben – und die wichtigsten haben Fristen: Der Mietvertrag will drei Monate vorher gekündigt, der Nachsendeauftrag rechtzeitig eingerichtet, die Ummeldung binnen zwei Wochen nach Einzug erledigt sein. Unsere Checkliste ordnet alles auf einem Zeitstrahl: acht Wochen vorher, vier Wochen vorher, die letzte Woche, der Umzugstag und die Zeit danach.

Vom Halteverbot über Zählerstände bis zur Kaution der alten Wohnung – zum Abhaken, mit den passenden Vorlagen aus unserer Bibliothek verknüpft: Übergabeprotokoll und Wohnungsgeberbestätigung inklusive.

Der Grundbuchauszug ist das zentrale Dokument jeder Immobilie: Er zeigt Eigentümer, Belastungen in Abteilung II und Grundschulden in Abteilung III. Einsehen darf ihn aber nur, wer ein berechtigtes Interesse nach § 12 GBO darlegt – als Eigentümer, mit konkretem Kaufinteresse samt Nachweis oder mit Vollmacht.

Unser Antragsformular an das Grundbuchamt enthält alle nötigen Angaben – Grundbuch von, Blatt, Gemarkung und Flurstück – sowie die Auswahl zwischen unbeglaubigtem (10 Euro) und beglaubigtem Auszug (20 Euro), inklusive Ankreuzfeldern für das berechtigte Interesse.

Liegt ein privatschriftliches Testament vor, brauchen Erben für Grundbuchberichtigung und Bankgeschäfte in der Regel einen Erbschein – nur ein notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll ersetzt ihn meist. Der Antrag geht an das Nachlassgericht am letzten gewöhnlichen Aufenthaltsort des Verstorbenen.

Unsere Vorlage strukturiert den Antrag: Angaben zu Erblasser und letztwilliger Verfügung, die Erbenaufstellung mit Anteilen und die Bitte um einen Termin zur eidesstattlichen Versicherung (§ 352 FamFG), die für den Antrag erforderlich ist – wahlweise beim Gericht oder über einen Notar.

Ohne Testament greift die gesetzliche Erbfolge der §§ 1924 ff. BGB: Zunächst erben Kinder und Ehepartner, deren Anteil zusätzlich vom Güterstand abhängt. Der Erbschein weist diese Erbfolge amtlich nach – ohne ihn geben weder Grundbuchamt noch Banken den Nachlass frei.

Unsere Vorlage bereitet den Antrag an das Nachlassgericht vollständig vor: Angaben zum Verstorbenen, Familienstand und Güterstand, die Aufstellung aller Erben mit Verwandtschaftsverhältnis und Erbanteil sowie der Hinweis auf die erforderliche eidesstattliche Versicherung.

Ohne sie keine Anmeldung: Wer umzieht, muss sich binnen zwei Wochen beim Einwohnermeldeamt ummelden – und dafür die Wohnungsgeberbestätigung des Vermieters vorlegen. Der Wohnungsgeber ist gesetzlich verpflichtet, den Einzug zu bestätigen (§ 19 BMG); Gefälligkeitsbestätigungen ohne tatsächlichen Einzug sind verboten und bußgeldbewehrt (§ 54 BMG).

Unsere Vorlage erfasst Wohnungsgeber und gegebenenfalls abweichenden Eigentümer, die Wohnung, das Einzugsdatum und bis zu vier meldepflichtige Personen – in zwei Minuten ausgefüllt und amtstauglich.

Wer eine Eigentumswohnung besitzt, ist Teil der Wohnungseigentümergemeinschaft – und die Eigentümerversammlung ist ihr zentrales Entscheidungsgremium: Hier wird über Hausgeld, Instandhaltung und Modernisierungen beschlossen. Wer nicht teilnehmen kann, sollte sich vertreten lassen, damit die eigene Stimme nicht verfällt.

Unsere Vollmacht überträgt Teilnahme-, Rede- und Stimmrecht – wahlweise nach freiem Ermessen oder mit konkreten Weisungen je Tagesordnungspunkt. Wichtig: Manche Gemeinschaftsordnungen beschränken den Kreis möglicher Vertreter (§ 25 WEG) – vorab prüfen.