Die Abrechnung prüfen – bevor Sie zahlen.

01Schritt 1: Frist und Form prüfen

Bevor Sie eine einzige Zahl nachrechnen, prüfen Sie zwei Dinge:

Kam die Abrechnung rechtzeitig? Sie muss Ihnen spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Eine Abrechnung für 2025, die erst im Januar 2027 eintrifft, ist verspätet – eine Nachforderung müssen Sie dann in aller Regel nicht mehr zahlen (ein Guthaben steht Ihnen trotzdem zu).

Ist sie formell vollständig? Vier Angaben muss jede Abrechnung enthalten: Gesamtkosten je Kostenart, Umlageschlüssel, die Berechnung Ihres Anteils und den Abzug Ihrer Vorauszahlungen. Fehlt eine davon, ist die Abrechnung formell unwirksam – sie löst keine Zahlungspflicht aus, solange der Fehler nicht (innerhalb der Frist) behoben ist.

02Schritt 2: Kostenarten gegen den Mietvertrag halten

Umlagefähig sind nur die Betriebskosten der BetrKV – und auch die nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vereinbart. Streichen Sie gedanklich alles, was dort nicht hineingehört:

• Verwaltungskosten: Hausverwaltung, Kontoführung, Porto – nie umlagefähig,
• Instandhaltung und Reparaturen: vom Handwerkereinsatz bis zur neuen Heizung – Sache des Vermieters,
• Rücklagen (bei Eigentumswohnungen: die Erhaltungsrücklage aus der Hausgeldabrechnung – ein Klassiker unter den Fehlbuchungen),
• Leerstandskosten: Der Anteil leerstehender Wohnungen bleibt beim Eigentümer,
• „Sonstige Betriebskosten" nur, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind.

Vergleichen Sie außerdem mit dem Vorjahr: Sprünge einzelner Positionen um mehr als 10–20 Prozent verdienen eine Nachfrage – und ab deutlichen Steigerungen greift das Wirtschaftlichkeitsgebot (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB): Der Vermieter muss kostenbewusst wirtschaften.

03Schritt 3: Umlageschlüssel und Heizkosten

Prüfen Sie, wie verteilt wurde: Ohne abweichende Vereinbarung gilt der Wohnflächenmaßstab (§ 556a BGB) – stimmt die angesetzte Fläche mit Ihrer tatsächlichen Wohnfläche überein? Wechselt der Schlüssel zwischen Kostenarten (Fläche, Personen, Einheiten), muss die Abrechnung das ausweisen.

Bei Heizung und Warmwasser verlangt die Heizkostenverordnung eine verbrauchsabhängige Abrechnung zu 50 bis 70 Prozent. Wurde rein nach Fläche abgerechnet oder fehlt die Verbrauchserfassung, dürfen Sie den auf Sie entfallenden Heizkostenanteil pauschal um 15 Prozent kürzen (§ 12 HeizkostenV). Prüfen Sie auch die Plausibilität Ihres Verbrauchs im Vergleich zum Vorjahr – Ablesefehler kommen vor.

04Schritt 4: Belege einsehen

Sie müssen keiner Zahl glauben: Als Mieter haben Sie das Recht, die Originalbelege zur Abrechnung einzusehen – Rechnungen, Verträge, Ablesungen, bei Eigentumswohnungen auch die zugrunde liegende Hausgeldabrechnung. Die Einsicht erfolgt beim Vermieter oder der Verwaltung; nach verbreiteter Rechtsprechung können Sie stattdessen Kopien oder Scans verlangen. Solange eine berechtigte Belegeinsicht verweigert wird, steht Ihnen an der Nachforderung ein Zurückbehaltungsrecht zu.

Konzentrieren Sie die Einsicht auf die auffälligen Positionen aus Schritt 2 und 3 – das hält den Termin kurz und das Ergebnis belastbar.

05Schritt 5: Widerspruch richtig einlegen

Für Einwendungen haben Sie zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung Zeit (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB) – danach sind sie grundsätzlich ausgeschlossen. Der Widerspruch sollte schriftlich und konkret sein: welche Position, welcher Fehler, welche Korrektur. Ein pauschales „Ich widerspreche der Abrechnung" genügt nicht.

Zur Zahlung: Eine formell ordnungsgemäße Abrechnung wird mit Zugang fällig. Wer begründete Einwände gegen einzelne Positionen hat, zahlt sinnvollerweise den unstrittigen Teil und benennt den Rest im Widerspruch – oder zahlt vollständig unter Vorbehalt, um keinen Verzug zu riskieren. Unsere Checkliste führt durch alle fünf Schritte und bietet Platz für Positionen, Befunde und Fristen.